La conservation des documents relatifs aux marchés publics
Les personnes publiques, dans le cadre des marchés publics, sont soumises à de nombreuses contraintes de conservation des différents documents.
Ainsi, afin d'éviter l’absence de pièces ou de documents qui pourraient être utiles dans le cadre d’un contrôle administratif, d’un litige ou d’un contentieux juridictionnel, il faut prévoir au minimum une durée de conservation de dix ans et cela à compter de l'admission ou des réception des prestations objet du marché.
Bien sûr la durée de conservation doit être bien plus importante pour les contrats de type concession ou délégation de service public, construction d’un bâtiment, …
Enfin, les données et documents électroniques de tous les marchés publics sont soumis aux mêmes règles de conservation que les documents ‘papier’.
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Cas particuliers de conservation
1 - Les marchés de travaux
Les documents doivent être conservés au moins trente ans (idéalement 31 ans) à partir de la date de réception définitive des travaux afin de pouvoir faire éventuellement jouer la responsabilité de l’un ou l’autre des différents intervenants (entreprise, architecte, organisme de contrôle, …).
2 - La concession de brevet
Un brevet étant valide 20 ans à partir de sa date de demande de publication, en conséquence la conservation des documents du marché de concession de brevet doit être conservé au moins jusqu’à sa date de fin de validité.
3 - Les droits d’auteur
Applicable aux logiciels, aux écrits, … , les marchés dans lesquels il y a des notions de ‘droits d’auteur’ nécessite une conservation très longue.
En effet, la propriété d’une œuvre de l’esprit s’étant soixante dix ans après la mort de son auteur ce qui nécessite en général une conservation sur une durée d’au moins soixante dix ans, voire beaucoup plus.
4 - Les pièces et ouvrages ayant un caractère historique
Bien que rares, les éléments ayant un caractère historique nécessitent d’être conservés indéfiniment.
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Traitement particulier de certaines pièces des marchés
1 - Les candidatures et les offres non retenues
La loi autorise à ne conserver les candidatures et les offres non retenues que durant cinq ans à compter de la notification du marché à l’attributaire.
2 - Les offres des candidatures non retenues
N’ayant pas été ouvertes, elles sont renvoyées fermées aux entreprises dans le cas d’une réponse papier.
Dans le cas d’une réponse électronique, elles peuvent être tout simplement détruites.
3 - Les documents électroniques des soumissionnaires contenant un virus
Bien que, conformément à la loi, ces documents sont considérés comme ‘n’ayant jamais été reçus’, il est préférable de les conserver au moins cinq ans afin de pouvoir, éventuellement, amener la preuve de la présence d’un virus.
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Un règle générale à garder en mémoire
N’oubliez jamais qu’avec la réglementation actuelle basée sur le ‘principe de précaution’, en cas de doute choisissez toujours de conservez les documents.
De même, gardez la traçabilité complète des décisions et des choix qui ont été pris lors de chacune des phases d’un marché public.
© 2010 - Gilles de Chezelles
L'auteur met à votre disposition son savoir-faire et son expertise des approches et des démarches de confiance à travers son entreprise GD2C, son expertise des places de marché avec Suisse MarketPlace © ainsi que le coaching et le mentoring comme co-fondateur de Cabinet PME Coaching .
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